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EXCEL
Conociendo el Excel

El Excel nos permite crear hojas de cálculo que pueden hacer operaciones automáticas. Cada archivo de Excel es un libro, y cada libro puede contener varias hojas. Éstas se componen de una grilla de columnas cuyos nombres son denominados por letras, y una serie de filas numeradas. Las letras y los números aparecen en los botones grises al costado y arriba de la hoja de cálculo. Denominaremos celda a la intersección de una columna y una fila. Asimismo, cada celda tiene una dirección que nos hará posible identificarla dada, en primer lugar, por la letra de la columna y, en segundo, por el número de la fila. Una celda puede contener tanto texto como números o fórmulas matemáticas.

Agregar y renombrar hojas

Para tener acceso a una hoja determinada de un libro bastará con hacer clic en una de las lengüetas o etiquetas debajo de la barra de estado. Por defecto, cada libro incluye tres hojas de trabajo. Si necesita agregar una nueva, elija Insertar/Hoja de cálculo desde la barra de menú. Para cambiar el nombre de las hojas (originalmente se llaman hoja1, hoja2...), haga clic con el botón derecho del mouse sobre la etiqueta y elija Cambiar nombre. Luego, escriba el nuevo nombre y presione Enter.

-Ver Imagen-

La Barra de herramientas Estándar

Esta barra se ubica debajo de la barra del menú en la parte superior de la pantalla y le permitirá un rápido acceso a los comandos básicos del Excel. A continuación, los enumeramos uno por uno, con las diferentes formas de acceder a la función (Barra de menú, teclado, Barra de Herramientas):

Nuevo: elija Archivo/Nuevo de la barra del menú, presione CTRL+N, o haga clic en el botón Nuevo para crear un nuevo libro.

Abrir: El Excel nos permite crear hojas de cálculo que pueden hacer operaciones automáticas. Cada archivo de Excel es un libro, y cada libro puede contener varias hojas. Éstas se componen de una grilla de columnas cuyos nombres son denominados por letras, y una serie de filas numeradas. Las letras y los números aparecen en los botones grises al costado y arriba de la hoja de cálculo. Denominaremos celda a la intersección de una columna y una fila. Asimismo, cada celda tiene una dirección que nos hará posible identificarla dada, en primer lugar, por la letra de la columna y, en segundo, por el número de la fila. Una celda puede contener tanto texto como números o fórmulas matemáticas.
Agregar y renombrar hojas

Para tener acceso a una hoja determinada de un libro bastará con hacer clic en una de las lengüetas o etiquetas debajo de la barra de estado. Por defecto, cada libro incluye tres hojas de trabajo. Si necesita agregar una nueva, elija Insertar/Hoja de cálculo desde la barra de menú. Para cambiar el nombre de las hojas (originalmente se llaman hoja1, hoja2...), haga clic con el botón derecho del mouse sobre la etiqueta y elija Cambiar nombre. Luego, escriba el nuevo nombre y presione Enter.

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La Barra de herramientas Estándar

Esta barra se ubica debajo de la barra del menú en la parte superior de la pantalla y le permitirá un rápido acceso a los comandos básicos del Excel. A continuación, los enumeramos uno por uno, con las diferentes formas de acceder a la función (Barra de menú, teclado, Barra de Herramientas):

Nuevo: elija Archivo/Nuevo de la barra del menú, presione CTRL+N, o haga clic en el botón Nuevo para crear un nuevo libro.

Abrir: cliquee en Archivo/Abrir desde el menú, presione CTRL+A, o haga clic en el botón Abrir para abrir un libro ya existente.

Guardar: la primera vez que guarde un libro de trabajo, elija Archivo/Guardar como y dé un nombre al archivo. Una vez que el archivo tiene un nombre, podrá salvarlo presionando Archivo/Guardar, CTRL+G, o el botón Guardar en la barra estándar.

Imprimir: Haga clic en el botón Imprimir para imprimir la hoja.

Vista preliminar: este botón le permitirá previsualizar la hoja de trabajo antes de imprimirla, es decir, ver anticipadamente cómo quedará la impresión.

Ortografía y gramática: úselo para corregir los posibles errores de su hoja de trabajo.

Deshacer escritura y rehacer escritura: Haciendo clic en Deshacer cancelará la última acción que haya realizado, ya sea que haya ingresado información en una celda, agregado bordes, etc. Haga clic en Rehacer para cancelar la acción del botón Deshacer.

Insertar hipervínculo: para ingresar un hipervínculo con un sitio Web de Internet, escriba dentro de una celda el texto que quiere que funcione como link, de modo que pueda ser cliquenado con el mouse. Luego, haga clic en el botón Insertar hipervínculo e ingrese la dirección con la que quiere que el texto se relacione. Presione Ok.

Zoom: Para cambiar el tamaño de la hoja que aparece en pantalla elija un porcentaje diferente desde el menú del zoom.

Personalice su Excel y ahorre tiempo

A diferencia de lo que ocurre con los menúes de las versiones anteriores, el Excel 2000 enumera inicialmente sólo los comandos que haya usado recientemente. Para ver todas las opciones en cada menú, haga doble clic en las flechas dobles en la parte de abajo del menú. En cambio, si desea revertir el proceso y que su Excel luzca como las versiones anteriores, siga los siguientes pasos:

• Elija Ver/Barra de herramientas/Personalizar del menú.

• Cliquee en la lengüeta de Opciones.

• Elimine la tilde de Menú muestra los comandos usados recientemente.

Barras de herramientas

El Excel provee una gran cantidad de barras de herramientas que permiten ejecutar comandos con sólo presionar un botón. En ése sentido, usted podrá personalizarlas de modo que elimine los botones que no utiliza y agregue otros que le resulten prácticos según sus necesidades.

• Elija Ver/Barra de herramientas/Personalizar y seleccione la etiqueta de Comandos.

• Cliquear en la ventana de Categorías cambiará las opciones en la ventana de Comandos a la derecha de la pantalla.

• Elija el comando que desearía incluir en su barra de herramientas desde la ventana de Comandos.

• Arrastre el comando con el mouse hasta la posición deseada dentro de la barra de herramientas. Suelte el botón del mouse. Ahora, aparecerá el botón que haya seleccionado en la barra de herramientas.

• Del modo inverso, remueva los botones que le resulten poco prácticos. Presione sobre el botón que desee eliminar y arrástrelo fuera de la barra de herramientas. Luego, suelte el botón y el icono habrá desaparecido.

Grabar una Macro

Las macros pueden acelerar cualquier secuencia de edición que ejecute en una hoja de cálculo de Excel. A continuación, haremos una macro que establezca los márgenes de la página de una pulgada.

• Haga clic en Herramientas/Macro/Grabar nueva macro... siempre desde la barra principal del menú.

• Dé un nombre a la macro dentro campo establecido para esto. Tenga en cuenta que el nombre no puede contener espacios ni empezar con un número.

• Si desea asignar un botón a la macro para facilitar su utilización, ingrese una letra en la ventana Método abreviado. Elija una letra que no esté asignada a otra función de Excel, ya que es ese caso la macro se sobreescribirá a esa función.

• Elija una de las opciones del menú desplegable Guardar macro en.

• Ingrese una descripción de la macro en el campo Descripción. Ésta será una referencia para que recuerde qué hace la macro.
Por ejemplo:
La macro establece los márgenes de una pulgada cada uno.

• Presione Aceptar cuando esté listo para comenzar a grabar.

• Elija las opciones de los menúes desplegables y el Excel grabará aquellas que seleccione desde las ventanas de diálogos.
por ejemplo:
cambiar los márgenes en la ventana Configurar página.

Elija Archivo/Configurar página y cambie todos los márgenes a 1". Presione Aceptar. Reemplace esta acción con los comandos que quiere que su macro se ejecute. Elija opciones que sólo modifiquen la hoja de trabajo.

• Haga clic en el botón Detener de la barra de grabación. La macro ya está guardada.

Ejecutar una Macro

• Para ejecutar una macro que haya creado, seleccione Herramientas/Macro/Macros desde la barra de menú.

• En la ventana de Macros, subraye el nombre de la Macro en la lista y cliquee Ejecutar.

• Si la macro es larga y usted desea detenerla mientras se está ejecutando, apriete Cancelar (mantenga CTRL y presione Pausa).




Modifique las planillas de cálculo

Antes de agregar o quitar columnas, copiar celdas o fijar paneles, deberá moverse en la hoja de cálculo al igual que un pez en el agua.
Moviéndonos por las celdas

Utilice el mouse para elegir una celda a la que quiera agregar información y las siguientes opciones del teclado para movilizarse a través de la planilla.

Movimiento
Movimiento de teclado

Una celda hacia arriba
Flecha del cursor hacia arriba

Una celda hacia abajo
Flecha del cursor hacia abajo o presione Enter

Una celda a la izquierda
Flecha del cursor hacia la izquierda

Una celda a la derecha
Flecha del cursor hacia la derecha

Comienzo de la hoja de cálculo (celda A1)
CTRL+INICIO

Fin de la hoja (última celda con información)
CTRL+FIN

Final de la fila
CTRL+flecha del cursor hacia la derecha

Final de la columna
CTRL+flecha del cursor hacia abajo

Cualquier celda
Edición/Ir a...




¿Cómo agregar hojas, filas, y columnas?

La personalización de su libro de Excel estará dada por las necesidades que le imponga el trabajo que tenga que realizar. Así, para confeccionar un trabajo cualquiera puede que la configuración original del Excel le sea conveniente, pero, otras veces necesitará agregar hojas, filas, columnas, etc.

Hojas: para agregar una hoja de trabajo a un libro, seleccione Insertar/Hoja de cálculo desde la barra del menú.
Filas: elija Insertar/Filas para agregar una fila a la hoja, o subraye la fila haciendo clic en la etiqueta de la misma, luego haga clic con el botón derecho del mouse y elija Insertar.
Columna: elija Insertar/Columnas para agregar una columna a la hoja, o subraye la columna haciendo clic en la etiqueta de la misma, luego haga clic con el botón derecho del mouse y elija Insertar.
Cambie el tamaño de las filas y columnas
Existen dos formas de cambiar el tamaño de las columnas y filas.

Arrastre la línea debajo de la etiqueta de la fila y podrá variar el tamaño de la misma a su antojo. Del mismo modo, mueva las líneas que separan a las columnas para cambiar el ancho de las mismas.
Haga clic en la etiqueta de la fila o columna y elija Formato/Fila/Alto o Formato/Columna/Ancho desde la barra del menú e ingrese un valor numérico tanto para la altura como para el ancho de las filas o columnas.


Elegir celdas
Antes que una celda pueda ser modificada, deberá primero seleccionarla (subrayarla). Tenga en cuenta la tabla a continuación:

Celdas a elegir
Acción del mouse

Una celda
Cliquee una vez en la celda

Fila entera
Cliquee en la etiqueta de la fila

Columna entera
Cliquee en la etiqueta de la columna

Hoja entera
Cliquee en el botón de la hoja entera (Arriba de 1 y a la izquierda de A)

Grupo de celdas
Arrastre el mouse a través de las celdas o mantenga presionado SHIFT y use las flechas del cursor.


Para activar los contenidos de las celdas, haga doble clic en la celda o presiona F2.

Mover y copiar celdas
Mover celdas
Para cortar el contenido de una celda que será movilizado a otra, elija Editar/Cortar desde la barra del menú o cliquee el botón Cortar desde la barra estándar de herramientas.

Copiar celdas
Para copiar el contenido de las celdas, elija Editar/Copiar desde la barra del menú o cliquee el botón Copiar desde la barra estándar de herramientas.

Pegar celdas
Subraye la celda a la que quiera pegar el contenido previamente cortado o copiado y elija Edición/Pegar desde la barra del menú o cliquee en Pegar desde la barra estándar de herramientas.

Arrastrar y soltar.
Si piensa mover el contenido de la celda por una breve distancia, el método de arrastrar y soltar resultará conveniente. Simplemente arrastre el borde de las celdas subrayadas hacia el destino que quiera darles y suelte el botón.

Inmovilizar paneles
Si está trabajando con una hoja larga, que posee encabezados tanto en las columnas como en las filas, esos encabezados desaparecerán a medida que descienda por la hoja. Usando Inmovilizar Paneles, los encabezados estarán visibles todo el tiempo.

Haga clic en la etiqueta de la fila de abajo a la que desea inmovilizar en la parte superior de la hoja de trabajo.
Elija Ventana/Inmovilizar Paneles desde la barra del menú.
Para eliminar los paneles inmóviles, elija Ventana/Movilizar Paneles.

Los distintos tipos de formato

LOS DISTINTOS TIPOS DE FORMATO
El formato del contenido de una celda puede tener distintas variantes. Los cambios de fuente y otras características son manejados desde los botones de la barra de formatos. Si esta barra no está visible en su pantalla, elija Ver/Barras de herramientas/Formato, desde el menú.

Ventana de Formato de Celdas

Para acceder a una lista completa de opciones de formato, haga clic con el botón derecho del mouse sobre las celdas subrayadas y elija Formado de Celdas, desde el menú de atajos, o seleccione Formato/Celdas. La ventana tiene las siguientes etiquetas:

Números: selecciona el tipo de información que contendrá la celda. Elija General si la celda contiene números y texto, u otra categoría numérica si la celda contiene un número que será incluido en funciones o fórmulas.
Alineación: estas opciones le permiten cambiar la posición y la alineación de la información en la celda.
Fuente: esta lengüeta contiene todas las variantes al respecto, ya sea estilo de fuente, tamaño, subrayado, etc.
Bordes y Tramas: proporcionan todas las opciones en cuanto a bordes, sombreado, y colores de fondo que pueden utilizarse en las celdas.
Fecha y Hora
Si ingresa la fecha “4 de marzo de 1997” en una celda de la hoja, el Excel reconocerá automáticamente este texto como una fecha y cambiará su formato a “4-mar-97”. Para cambiar el formato de la fecha, elija Número desde la ventana Formato de Celdas. Luego, seleccione la “Fecha” de la lista de Categorías y elija el formato que desee en la ventana de Tipo. Si quiere dar formato a la hora, elija Hora, de la lista de Categorías y seleccione una en la ventana de la derecha. Presione Aceptar cuando haya terminado.

Estilo
El uso de los estilos le permite dar un rápido formato a su hoja de trabajo, además de proveer consistencia y de crear un look profesional. Elija los estilos desde el menú desplegable en la barra de formato. El Excel le provee de varios estilos preestablecidos:

Coma: agrega comas al número y dos dígitos atrás del punto decimal.
Coma (0): tipo de coma que redondea hacia un número entero.
Moneda: agrega al lado del número el signo dólar, comas, y dos dígitos atrás del punto decimal.
Moneda (0): estilo de moneda que redondea hacia un número entero.
Normal: revierte cualquier cambio
Porcentual: cambia el número por un porcentaje y agrega el signo porcentual.
Ventana de Estilo
Usted podrá crear sus propios estilos desde la Ventana de Estilo.

Subraye la celda a la que quiere agregar un estilo.
Elija Formato/Estilo... desde el menú.
Modifique los atributos cliqueando el botón Modificar...
Chequee todos los ítems debajo del subtítulo “El estilo incluye” que el estilo debería formatear.
Haga clic en Agregar para previsualizar los cambios en la hoja de cálculo.
Subraye el estilo que quiera aplicar al párrafo y presione Aplicar.
Nuevos Estilos

Elija, en la hoja de trabajo, la celda que contenga el formato que usted quiere establecer como un nuevo estilo.
Haga clic en la ventana de Estilo de la barra de Formato para que el nombre del estilo quede subrayado.
Borre el texto de la ventana de Estilo y escriba el nombre del nuevo.
Presione Enter cuando haya terminado.
Copiar Formato
Es una práctica característica que se encuentra en la barra estándar y que sirve para dar formato al texto. Si usted ha utilizado cierto tipo de fuente en una celda determinada, o ha cambiado el formato de la fecha o los bordes u otras opciones, y quiere dar a otro grupo de celdas ése mismo formato, ubique el cursor sobre la celda que contiene el estilo a copiar. Haga clic en el botón Copiar Formato. Note que el puntero del mouse es ahora una brocha de pintura. Subraye las celdas que a las que quiere otorgar el mismo formato.



Para copiar el formato a muchos grupos de celdas, haga doble clic en el botón Copiar Formato. El copiador de formato se mantendrá activo hasta que apriete ESC para apagarlo.

AutoFormato

El Excel 2000 tiene preestablecidos varios formatos opcionales. Agréguelos siguiendo estos pasos:

Subraye las celdas que quiere formatear.
Elija Formato/AutoFormato... desde el menú.
Una vez en la ventana de AutoFormato, seleccione el formato que desee aplicar a la tabla haciendo clic con el mouse sobre su preferido. Utilice la barra del scroll para ver todos los formatos disponibles.
Haga clic en Opciones... para elegir los elementos a los que se aplicará el formato.
Haga clic en Aceptar cuando termine.

Todo sobre fórmulas y Funciones

La principal característica de un programa de planillas de cálculo como el Excel, es que permite crear fórmulas matemáticas y ejecutar funciones. De otra manera, no sería mucho más que una gran tabla para visualizar textos. A continuación, le enseñamos a crear fórmulas y cálculos.

Fórmulas

Las fórmulas se ingresan en las celdas de la hoja de trabajo y deben comenzar con un signo igual “=”. Luego, incluyen las direcciones de las celdas cuyos valores serán manipulados por los operandos apropiados, ubicados en el medio de ellas. Después de escribir la fórmula en la celda, el cálculo se ejecuta de inmediato y la fórmula se hace visible en la barra de fórmulas.

Relacionar hojas

Dentro de un mismo libro, puede que usted quiera usar el valor de una celda con otra que pertenezca a una hoja de trabajo diferente. Por ejemplo, el valor de la celda A1, de la hoja 1, y la celda A2 en la segunda hoja de trabajo, pueden sumarse usando el formato “nombre/número de la hoja!dirección de la celda”. En este caso, la fórmula sería “=A1+Hoja2!A2” donde el valor de la celda A1 es sumado al valor de la celda A2, en la hoja2.

Referencias absolutas, relativas, y mixtas

Llamar a las celdas simplemente por sus etiquetas de columna y fila (por ejemplo, A1) se denomina referencia relativa. Cuando una fórmula contiene referencias relativas y es copiada de una celda a otra, el Excel no crea una copia exacta de la fórmula. Lo que hará es cambiar las direcciones de las celdas relativas a las filas y las columnas a las que sean mudadas. Por ejemplo, si una fórmula de adición en la celda C1 “=(A1+B1)” es copiada a la celda C2, la formula cambiará a “=(A2+B2)”, para reflejar el cambio de fila. Para evitar esto, las celdas deben llamarse con referencias absolutas y esto se realiza insertando signos de dólares “$” dentro de las direcciones de la fórmula. Siguiendo con el mismo ejemplo, la fórmula en la celda C1 se leería “=($A$1+$B$1)”, en el caso de que el valor de la celda C2 tuviese que ser la suma de las celdas A1 y B1. Así, tanto la columna como la fila son absolutas y no cambiarán cuando las copie. La referencia mixta puede usarse donde sólo la columna o la fila permanecen fijas. Por ejemplo, en la fórmula “=(A$1+$B2)”, la fila de la celda A1 esta fija al igual que la columna de la celda B2.

Funciones básicas

Las funciones pueden ser una manera más eficiente para realizar operaciones matemáticas que las fórmulas. Así, si usted quiere sumar los valores de las celdas D1 a D10, debería escribir la siguiente fórmula “=D1+D2D3+D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10”. Una manera más corta y práctica de hacerlo es usar la función SUM; escriba simplemente “=SUMA(D1:D10)”. A continuación, algunas funciones que le pueden ser útiles:

Función
Ejemplo
Descripción

SUMA
=SUMA(A1:100)
Suma todas las celdas desde A1 hasta A100

PROMEDIO
=PROMEDIO(B1:B10)
Hace el promedio de las celdas B1 hasta B10

MAX
=MAX(C1:C100)
Devuelve el valor máximo desde la celda C1 hasta C100

MIN
=MIN(D1:D100)
Devuelve el valor mínimo desde la celda D1 hasta D100

HOY
=HOY()
Devuelve la fecha que representa al día de hoy. (Deje los paréntesis libres).


Pegar Función

Esta ventana le permite ver todas las funciones del Excel.

Active la celda donde irá ubicada la función y haga clic en el botón Pegar Función en la barra de herramientas estándar.
Desde la ventana Pegar Función, busque la que necesita utilizando el scroll en el menú “Categoría de la Función”. Selecciónela desde el menú Nombre de la Función. Cuando subraye una función aparecerá una descripción y un ejemplo en la parte inferior de la ventana.
Haga clic en aceptar para elegir la función.
La ventana que aparecerá a continuación le permite seleccionar las celdas que serán incluidas en la función. Haga clic en aceptar cuando las celdas destinadas a la función hayan sido elegidas.
Autosuma

Use la función Autosuma para sumar el contenido de un grupo de celdas adyacentes.

Seleccione la celda en la que aparecerá la suma, por supuesto, fuera del grupo de celdas cuyos valores se van a sumar.
Haga clic en el botón de Autosuma (simbolizado por la letra Sigma) en la barra de herramientas.
Marque el grupo de celdas que serán sumadas.
Presione Enter en el teclado o haga clic sobre la tilde verde en la barra de fórmulas.

Las caracrterísticas que agilizarán sus tareas en el excel
Como ya hemos mencionado con anterioridad, la principal virtud del Excel es la posibilidad de ejecutar funciones y cálculos. Pues bien, no sería incoherente que su inventor hubiera pensado en alguna manera de ordenar y clasificar la información, así como realizar secuencias. En las próximas líneas, dos características que no pueden escapar a su conocimiento.

Órdenes básicos
Para realizar un ordenamiento básico (ascendente o descendente) sobre una columna, marque las celdas que quiere ordenar y presione el botón Orden ascendente (A-Z) o el botón Orden descendente (Z-A) desde la barra de herramientas estándar.

Órdenes complejos
Para ordenar varias columnas, siga los pasos a continuación:

Subraye las celdas, filas, o columnas que serán ordenadas.
Elija Datos/Ordenar... desde el menú.
Desde la ventana Ordenar, seleccione la primera columna a ser ordenada desde el menú desplegable Ordenar por. Luego, elija ascendente o descendente.
Seleccione la segunda columna a ordenar y, si es necesario, la tercera desde los menúes desplegables Luego por.
Si las celdas que marcó incluyen texto de encabezamiento en la primera fila, tilde positivamente “La lista tiene fila de encabezamiento”. De esta manera, la primera fila permanecerá en la parte superior de la hoja.
Haga clic en Opciones... para ordenamientos no alfabéticos o numéricos, tales como los meses del año o los días de la semana.
Presione Aceptar para ejecutar el ordenamiento.
Extender Series o Rellenar
La característica Autorelleno le permite llenar las celdas con información secuencial o repetitiva, como fechas cronológicas, números, y texto repetido.

Escriba el número o la fecha inicial de una serie creciente o el texto que se repetirá, en una celda.
Presione con el mouse la manija que aparece en la esquina inferior izquierda de la celda y arrastre hacia abajo cuantas celdas quiera rellenar.
Suelte el botón del mouse.
Si desea rellenar una columna con celdas que repitan un mismo número o fecha, ingrese la misma información en dos celdas adyacentes en una misma columna. Luego, subraye ambas celdas y arrastre la manija con el mouse.

Rellenar alternando texto y números

La característica de relleno automático también puede utilizarse con textos o números alternados. Por ejemplo, para hacer una lista repetitiva de los días de la semana, escriba los siete días en celdas adyacentes dentro de la misma columna. Marque las siete celdas y luego arrastre hacia abajo con el mouse.

GRÁFICOS, IMÁGENES Y FORMAS

Conozca estas propiedades que no sólo pueden cambiarle la cara a su documento, sino que pueden transformarlo en un material más inteligible y ameno.
La inserción de gráficos en las planillas de cálculo resulta siempre apropiada a la hora de presentar un trabajo completo, ameno, y entendible. En las próximas líneas, aprenderá a decorar sus trabajos.

Agregar Clip Art
Para agregar una imagen clip art a la hoja de cálculo, siga estos pasos:

Seleccione Insertar/Imagen/Clip Art desde la barra del menú.
Para encontrar una imagen, haga clic en la ventana Buscar Clips. Borre la frase “Escriba una o más palabras...” e ingrese las palabras que describan la imagen que quiere utilizar. También puede hacer clic en cualquier categoría de iconos.
Cliquee una vez en la imagen que quiera agregar a la hoja de cálculo y aparecerá el siguiente menú:
Insertar clip: agrega la imagen a la hoja.
Previsualizar clip: le permite visualizar la imagen entera antes de insertarla en la hoja de cálculo.
Agregar a favoritos: agrega la imagen a su directorio de favoritos, al que se puede acceder desde la ventana Insertar Clip Art.
Encontrar Clips similares: salva las imágenes similares a la que ha elegido.
Continúe la selección de imágenes y, para terminar de agregar clips a la hoja, cliquee el botón Cerrar en la esquina derecha de la parte superior de la ventana Insertar Clip Art.
Insertar una imagen desde un archivo
Siga las siguientes indicaciones para agregar una foto o un gráfico desde un archivo existente:

Elija Insertar/Imagen/Desde archivo... en la barra del menú principal.
Haga clic en el menú desplegable Buscar en, ventana que le permitirá encontrar la imagen en los archivos de su computadora.
Marque el nombre del archivo en la lista y haga clic en el botón Insertar.
Cómo editar un gráfico
Active la imagen que desee editar haciendo clic una vez sobre la misma con el mouse. Inmediatamente aparecerán nueve manijas alrededor del gráfico. Haga clic sobre las manivelas y arrastre para cambiar el tamaño de la imagen. Las manijas que se encuentran en las esquinas cambian el tamaño proporcionalmente mientras que las que están sobre los costados la estiran según su criterio. Por otra parte, podrá utilizar más efectos sobre la imagen usando la barra de imágenes. Ésta deberá aparecer al hacer clic sobre la imagen. Si no es así, para activarla, elija Ver/Barra de herramientas/Imagen desde la barra del menú.

Insertar imagen desde archivo: despliega la ventana Insertar imagen y le permite cambiar el gráfico.
Control de Imagen: le da acceso a algunos efectos como la escala de grises, blanco y negro, o marca de agua.
Más/Menos Contraste: modifica el contraste entre los colores de la imagen.
Más/Menos Brillo: oscurece o ilumina la imagen.
Haga clic en Recortar y arrastre las manijas de la imagen (activada) para borrar las partes exteriores de la misma.
Estilo de línea: agrega una variedad de bordes al gráfico.
Ajuste de texto: modifica la disposición del texto alrededor de la imagen.
Formato de imagen: muestra todas las propiedades de la imagen en una ventana nueva.
Restablecer imagen: borra todas las modificaciones que haya hecho a la imagen.
Autoformas
La barra de Autoformas le permitirá dibujar un número de figuras geométricas, flechas, elementos para cuadros, estrellas y más, dentro de la hoja de cálculo. Active esta barra seleccionando Insertar/Imagen/Autoformas o Ver/Barra de herramientas/Autoformas, desde el menú. A continuación, enumeramos las propiedades de los botones que componen la barra:

Líneas: haciendo clic en el botón de líneas, aparecerá un menú con las distintas opciones. Podrá dibujar líneas, flechas, flechas con doble punta. Haga clic en la hoja de cálculo sobre la que quiera comenzar a dibujar. Para finalizar, vuelva a hacer clic. También se pueden dibujar líneas curvas y formas libres, así como hacer garabatos cliqueando en la última opción.
Conectores: dibuje estas líneas para conectar elementos dentro de un organigrama.
Formas básicas: haga clic en el botón de Formas básicas y elija elementos de dos y tres dimensiones, iconos, y otras formas varias. Use el método de arrastrar y soltar para dibujar las figuras en la hoja de cálculo. Una vez que la forma esté hecha, podrá cambiar su tamaño usando las manijas a los costados. Utilice el diamante amarillo para hacer otro tipo de modificaciones específicas.
Flechas de bloque: le permite optar entre una gran cantidad de flechas bidimensionales y tridimensionales. Arrastre y suelte la flecha dentro de la hoja. Luego, utilice las manijas blancas y el diamante amarillo para ajustar las puntas de las flechas. Cada Autoforma puede rotar sobre su eje haciendo clic en el botón de Rotación Libre, que se encuentra en la barra de dibujo.
Diagrama de flujo: elija de este menú distintos elementos para realizar organigramas. Use el menú de Conectores para relacionar los elementos del diagrama.
Cintas y Estrellas: haga clic para elegir estrellas, carteles, rollos, etc.
Llamadas: este menú ofrece distintos tipos de llamadas o globos de texto (los mismos de las historietas). Ingrese texto en su interior.
Más Autoformas: haga clic para que aparezca una lista de figuras Clip Art.
Cada uno de los submenúes de la barra de Autoformas puede transformarse en un menú independiente. Haga clic en la línea gris oscura del submenú y arrastre hacia donde desee. Incluso puede ubicarla como una barra de herramientas en la parte superior de la pantalla.

Complete su planilla de cálculos mediante la utilización de cuadros

Los cuadros nos permiten presentar la información de una hoja de cálculo en un formato visual, usando una gran variedad de estilos gráficos. Por supuesto, antes de confeccionar el cuadro, debemos ingresar datos dentro de la hoja. A continuación, le enseñamos a crear gráficos a partir de la información que hay en sus celdas.

Asistente para gráficos
El Asistente para gráficos le muestra el proceso de creación de cuadros mediante la utilización de ventanas de diálogos.
Ingrese la información en la hoja de cálculo y subraye las celdas que formarán parte del cuadro, incluyendo los encabezamientos.
Haga clic en el Asistente para gráficos en la barra estándar. Ahora aparecerá la primera ventana de dialogo ante sus ojos.
Tipo de Gráfico: elija el tipo de gráfico. Luego, haga clic en Siguiente.
Datos de Origen: seleccione el rango de datos (si difiere de área marcada en el paso 1) y haga clic en Siguiente.
Opciones de Gráfico: ingrese el título del gráfico y los nombres de los ejes X e Y. Se puede acceder a otras opciones en cuanto a Ejes, Líneas de división, Leyenda, y Rótulo de datos, haciendo clic en las respectivas lengüetas. Presione Siguiente para pasar a la próxima ventana.
Ubicación del Gráfico: elija En una hoja nueva si desea que el cuadro esté en otra hoja de cálculos. Por el contrario, si prefiere que esté dentro de una planilla ya existente, cliquee en Como objeto en y elija una hoja desde el menú desplegable.
Para ver el cuadro, haga clic en terminar.
Cambiar el tamaño del gráfico
Para cambiar el tamaño del gráfico, haga clic sobre cualquiera de sus bordes y arrastre cualquiera de las nueve manijas negras. Las situadas en las esquinas, modifican el tamaño proporcionalmente. Las otras estiran o encogen el cuadro.

Mover el gráfico
Presione con el botón izquierdo sobre el borde del cuadro, mantenga, y arrastre hacia donde quiera ubicarlo. Los elementos dentro del cuadro también pueden moverse. Haga clic sobre el elemento para activarlo y use el mouse para arrastrarlo hacia su nueva posición.

Barra de Gráficos
Objetos del Gráfico: cambie el formato de un objeto del cuadro haciendo clic sobre el mismo, o seleccione el objeto desde la lista de Objetos del Gráfico y cliquee el Botón de Formato. Aparecerá una ventana con las propiedades del objeto para hacer los cambios de formato.
Tipo de Gráfico: haga clic en la flecha para ver el menú y elija un tipo diferente de cuadro.
Leyenda: muestre u oculte la leyenda del gráfico haciendo clic en este botón.
Tabla de datos: muestra la tabla de datos en lugar del gráfico.
Información por Columna o Fila: traza los datos en columnas o filas según la hoja de datos.
Ángulo del texto: elija la categoría o eje de valor, y haga clic en Ángulo Descendente o Ángulo Ascendente.
Copie el cuadro al Microsoft Word
Un gráfico terminado puede ser introducido en un documento de Microsoft Word. Elija el cuadro y haga clic en Copiar. Abra el documento de Word y cliquee Pegar.

Imprima sus planillas de cálculo

Para establecer saltos de página en la hoja de cálculo, elija la fila debajo de la que desea que aparezca el salto y haga clic en su etiqueta. Luego, seleccione Insertar/Salto de página desde el menú.
Configurar Página

Elija Archivo/Configurar página... desde el menú, para dar formato a la página, establecer los márgenes, y agregar encabezamientos y pies de páginas. El detalle completo de las lengüetas:

Página: debajo del subtítulo Orientación, elija si quiere un documento Vertical o uno Horizontal. El tamaño de la planilla de cálculo en la hoja también puede ajustarse en la Escala.
Márgenes: usando esta etiqueta podrá cambiar todos los márgenes (superior, inferior, izquierdo, y derecho). Ingrese los valores deseados en los campos Encabezamiento y Pie de página, para indicar la distancia entre el texto y el borde de la hoja. Según prefiera, tilde para centrar la página de forma horizontal o vertical.
Encabezado y pie de página: le permite agregar encabezados y pies preconfigurados, haciendo clic en los menúes desplegables. Para hacer encabezados y pies personalizados, cliquee en Personalizar Encabezado... o Personalizar Pie de Página... y aparecerá una nueva ventana.
Fuente: Permite dar formato al texto. Cambia la fuente, el tamaño, y el estilo.
Número de Página: Inserta el número de página en cada hoja.
Número Total de Páginas: Señala en número total de páginas. Si lo combina con el botón anterior, aparece el texto “página 1 de 15”.
Fecha: Inserta la fecha actualizada.
Hora: Inserta la hora actualizada.
Nombre de Archivo: Inserta el nombre del archivo del libro.
Nombre de Etiqueta: Inserta el nombre de la etiqueta.
Hoja: tilde en “Líneas de División” si desea que las líneas entre las celdas se impriman en la página. Si su planilla es extensa, puede que le convenga tildar “Títulos de Filas y Columnas”, de modo que los títulos aparezcan en la parte superior de todas las páginas.
Vista Previa
Seleccione Archivo/Vista Preliminar desde el menú, para ver cómo lucirá su planilla en la hoja impresa. Haga clic en Siguiente y Anterior para desplegar las distintas páginas hojas de su trabajo. Con el Zoom podrá visualizar el texto con mayor proximidad. Haga cambios en el trazado general de la página cliqueando Configurar... Presione Cerrar para volver a la hoja de cálculo o Imprimir si ya no desea hacer modificaciones.

Imprimir...

Para imprimir su planilla, haga clic en Archivo/Imprimir... Tenga en cuenta los siguientes aspectos:

Intervalo de páginas: le permite seleccionar entre imprimir el documento entero o sólo algunas hojas.
Imprimir: opte entre Selección de celdas marcadas en el libro, hojas activas, o todas las hojas del libro entero.
Copias: elija en número de copias que desee imprimir. Tilde el casillero Intercalar si quiere mantener el orden de las páginas.





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